Následující situace mají vždy prakticky stejný průběh. Účetní si v Excelu vede vlastní tabulku mimo účetní program, protože se jí v něm něco hůř sleduje. Obchodní zástupce si vede seznam zákazníků v dalším souboru. Skladník píše stav zásob na papír a přepisuje ho jednou týdně. Každý řeší svoji část práce a vede si o tom vlastní záznamy. Dokud je firma malá, funguje to. Jakmile překročí určitou velikost, začne to škrtat.
Kdy takový „systém“ přestává fungovat?
Bod zlomu se pozná podle typických projevů. Tentýž údaj existuje ve třech různých verzích, přičemž ani jedna není stejná jako ostatní. Měsíční uzávěrka se protahuje o dva dny, protože se čeká na doplnění dat od kolegů. Porady jsou dlouhé, protože se polovina času stráví vyjasňováním, jaká čísla jsou aktuální. Nikdo si nebere dovolenou ve stejný týden, protože každý je jediný, kdo rozumí své agendě.
V tomto bodě typicky přicházejí první diskuse o systému. A obvykle se diskuse rozpadne na dvě otázky, které spolu souvisí víc, než se zdá: máme nasadit účetní program, nebo rovnou komplexní informační systém?
Rozdíly, na kterých stojí efektivita
Samostatný účetní program řeší to, co od něj očekáváme: vedení účetnictví v souladu s legislativou, DPH, daně, výkazy. Pro živnostníky a menší firmy je to ideální volba. Implementace je rychlá, ovládání jednoduché, zaškolení trvá pár hodin. Pokud účetní potřebuje jeden systém pro vedení agendy, tady cesta končí.
Jenže většina firem už k účetnictví potřebuje víc. Sklady, majetek, obchodní agenda, zakázky, smlouvy… A v tomto okamžiku se rozchází cesta mezi samostatnými nástroji, kdy má firma pět různých programů, které si špatně rozumí, a integrovaným řešením, kde všechny moduly pracují nad jedněmi daty.
Kdy má smysl sáhnout po robustnějším řešení?
Informační systém typu ERP je investice, která se liší od účetního programu nejen cenou a rozsahem, ale hlavně tím, co umožňuje. Pro středně velkou firmu s více odděleními znamená konec duplicitního přepisování, sdílenou evidenci přes celou organizaci a manažerské přehledy, které vznikají automaticky: ne tak, že někdo skládá čísla z více zdrojů.
Dobrým příkladem je český informační systém RIS od společnosti SAUL informační systémy. Ta jej vyvíjí od roku 1997 a pokrývá typickou škálu podnikových agend: účetnictví, evidenci majetku, sklady, obchod, kalkulaci výroby, CRM, evidenci cestovních příkazů či smlouvy. Pro malé firmy se dá nasadit jako účetní řešení během jednoho až dvou dnů. Pro středně velké organizace se typicky implementace pohybuje v řádu dvou až tří měsíců. U velkých firem trvá nasazení déle. Řeší se desítky až stovky uživatelů, bezpečnostní politiky a napojení na další interní systémy.
Co si předem rozmyslet?
Tři otázky, které pomáhají zvolit správně. První: kolik různých agend firma reálně vede? Pokud jsou to jen účetnictví a fakturace, účetní program stačí. Pokud je jich víc a data mezi nimi teče, integrace má smysl. Druhá: kolik lidí do systému bude přistupovat? U dvou uživatelů nemá smysl budovat komplexní ERP, u dvaceti už ano. Třetí: kam firma míří? Pokud se chystá růst, volba systému, který ten růst ustojí, ušetří migraci za pár let.
Přechod na podnikový systém není technické rozhodnutí. Mělo by jít o to, jak firma chce fungovat. A čím dřív si tuto otázku položí, tím méně bolestivá bývá odpověď.
